TutelappOrganizaciones

Contrato de Transmisión de Datos Personales — Tutelapp para Organizaciones

Última actualización: 14 de octubre de 2026

Versión 2. La plataforma identifica cada versión de este contrato por su huella digital (hash) y la registra junto con su aceptación.

AVISO PRELIMINAR — LEA ANTES DE ACEPTAR

Este contrato regula cómo Tutelapp trata, por cuenta de su organización, los datos personales de los pacientes, afiliados, accionantes y peticionarios que su organización registra en la plataforma.

Su organización es la Responsable del Tratamiento de esos datos: decide para qué se usan, obtiene las autorizaciones y atiende a los titulares. La Sociedad es su Encargada: los trata solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones. No los usa para fines propios.

Lo acepta, en nombre de la organización, su administrador, de forma electrónica. Sin este contrato, la organización no se activa.

Partes

  1. La Responsable: la organización identificada en la plataforma con su razón social y su NIT (en adelante, "la Organización"), que actúa por medio del administrador que acepta este contrato.
  2. La Encargada: GRUPO EMPRESARIAL NEW WAY S.A.S., sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.855.061-7, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, dirección de notificaciones en la Calle 66 No 59-31, Bogotá D.C., y canal de contacto hola@tutelapp.site (en adelante, "la Sociedad"), operadora de la plataforma Tutelapp.

Consideraciones

  1. La Organización usa la plataforma Tutelapp conforme a los Términos y Condiciones de Tutelapp para Organizaciones (en adelante, "los Términos").
  2. Para prestar ese servicio, la Sociedad necesita tratar datos personales que la Organización registra, carga o importa, entre ellos datos sensibles de salud.
  3. La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2, que compilan los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013) permiten que el Responsable transmita datos a un Encargado para que los trate por su cuenta, mediante un contrato que fije el alcance del tratamiento, las actividades del Encargado y sus obligaciones con el titular y con el Responsable. Con ese contrato, la transmisión no requiere informar al titular ni contar con su consentimiento.
  4. Este es ese contrato. Incluye las adendas por módulo a que se refiere la Cláusula 6.2 de los Términos (Anexo 1).

1. Definiciones

  1. Las palabras Titular, Responsable del Tratamiento, Encargado del Tratamiento, Dato personal, Dato sensible, Base de datos, Tratamiento, Autorización, Transmisión y Transferencia tienen el significado que les dan el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
  2. Datos Transmitidos: los datos personales de terceros que la Organización registra, carga o importa en la plataforma, o que la plataforma recibe por orden de ella (por ejemplo, la respuesta de un paciente por WhatsApp). No incluye los datos de los miembros de la Organización, que se rigen por la Cláusula 6.7 de los Términos.
  3. Subencargado: proveedor tecnológico en que la Sociedad se apoya para tratar los Datos Transmitidos (Anexo 2).
  4. Incidente de seguridad: acceso, uso, divulgación, alteración, pérdida o destrucción no autorizados de Datos Transmitidos, o violación de los códigos de seguridad que ponga en riesgo la información de los titulares.
  5. Módulo, Miembro, Administrador, Muro y Huella digital tienen el significado que les dan los Términos.

2. Objeto

  1. Este contrato regula la transmisión de los Datos Transmitidos de la Organización a la Sociedad y su tratamiento por cuenta de la Organización, para prestarle los servicios de la plataforma descritos en los Términos.
  2. Es una transmisión, no una transferencia: la Sociedad no se convierte en Responsable de los Datos Transmitidos ni adquiere derecho alguno sobre ellos.

3. Alcance del Tratamiento y Actividades de la Sociedad

  1. La Sociedad solo realizará, por cuenta de la Organización, las actividades necesarias para prestar los módulos que estén activos para ella:
    • Recolectar los datos que la Organización registra, carga o importa, y validarlos en su forma.
    • Almacenarlos, organizarlos y mostrarlos a los miembros autorizados de la Organización, según su rol.
    • Calcular términos y estados, y generar documentos, certificados, exportaciones y reportes para la Organización.
    • Generar borradores con inteligencia artificial, solo en los módulos y modos que la Organización active (Anexo 1).
    • Consultar la información pública de la Rama Judicial con el número de radicado, en el seguimiento de tutelas, por medio de un proveedor (Anexo 2).
    • Comunicar los datos mínimos que los Términos prevén entre organizaciones (red EPS–IPS, vínculo MIPRES y estado de la confirmación del paciente), solo cuando la Organización lo ordena o lo permite.
    • Enviar mensajes al paciente por WhatsApp, solo en el módulo de confirmación de la prestación y por orden de una IPS.
    • Enviar a los miembros de la Organización avisos y resúmenes por correo electrónico, solo con conteos y sin datos de los titulares.
    • Registrar la auditoría de cada acceso y cambio.
    • Hacer copias de seguridad, y suprimir o devolver los datos según la Cláusula 12.
  2. El Anexo 1 describe, para cada módulo, los titulares, las categorías de datos, las actividades y los plazos de conservación.
  3. La Sociedad no usará los Datos Transmitidos para fines propios ni de terceros: no los vende, no los cede, no los usa para publicidad, no perfila a los titulares y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.
  4. La Sociedad puede producir estadísticas agregadas del uso de la plataforma, solo con datos que no permitan identificar a ningún titular ni a la Organización.

4. Instrucciones de la Organización

  1. La Sociedad trata los Datos Transmitidos según las instrucciones de la Organización, que son: (i) este contrato y sus anexos; (ii) los Términos; y (iii) las órdenes que los miembros de la Organización dan en la plataforma dentro de las funciones de cada módulo.
  2. La Sociedad informará a la Organización si considera que una instrucción infringe la ley. En ese caso puede abstenerse de cumplirla mientras la Organización no la aclare.
  3. Las instrucciones que la Organización dé por fuera de la plataforma deben constar por escrito y enviarse a hola@tutelapp.site.

5. Obligaciones de la Organización como Responsable

La Organización se obliga a:

  1. Contar con una base legal válida para cada tratamiento: la autorización previa, expresa e informada del titular, en especial para sus datos sensibles de salud (artículos 6 y 9 de la Ley 1581 de 2012), o el supuesto legal que corresponda. Conservar la prueba y entregarla a la Sociedad o a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se la soliciten.
  2. Registrar solo los datos necesarios para la finalidad de cada módulo. Nunca cargar la historia clínica completa, ni escribir en los campos de texto libre o en los nombres de los archivos datos que el módulo no necesita.
  3. Informar a los titulares, en su política de tratamiento o en su aviso de privacidad, que usa un proveedor tecnológico como Encargado, y que ese proveedor y sus subencargados pueden estar fuera de Colombia.
  4. Mantener los datos veraces y actualizados, y corregir de inmediato los que sean erróneos.
  5. Atender las consultas, los reclamos y las solicitudes de los titulares, y avisar de inmediato a la Sociedad toda revocatoria, solicitud de supresión o bloqueo que afecte los Datos Transmitidos.
  6. Aceptar las declaraciones de base legal que cada módulo exige antes de registrar o cargar datos.
  7. Cumplir sus propios deberes como Responsable (artículo 17 de la Ley 1581 de 2012), incluido el registro de sus bases de datos cuando la ley se lo exija.

6. Obligaciones de la Sociedad como Encargada

La Sociedad se obliga a:

  1. Tratar los Datos Transmitidos a nombre de la Organización, conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, a la política de tratamiento de la Organización en lo que le sea aplicable al Encargado, a las finalidades que los titulares autorizaron y a este contrato.
  2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos con las medidas del Anexo 3, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Guardar confidencialidad sobre los Datos Transmitidos (Cláusula 7).
  4. Cumplir los deberes de los Encargados del Tratamiento del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos:
    • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
    • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, y actualizar la información que la Organización le reporte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.
    • Insertar las leyendas «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando corresponda, y abstenerse de circular la información cuyo bloqueo ordene la Superintendencia de Industria y Comercio.
    • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para cumplir la ley.
    • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad que pongan en riesgo la información de los titulares, y cumplir sus instrucciones y requerimientos.
  5. Colaborar con la Organización para que esta cumpla sus deberes como Responsable.

7. Confidencialidad

  1. La Sociedad mantendrá en reserva los Datos Transmitidos y solo los revelará a las personas que necesiten conocerlos para prestar el servicio.
  2. Exigirá la misma reserva, por escrito, a su personal y a sus subencargados.
  3. El personal de la Sociedad que administra la plataforma no consulta los casos de la Organización desde la interfaz. Solo accederá a Datos Transmitidos cuando sea indispensable para atender una falla, un incidente o una solicitud de la Organización o de una autoridad, y dejará constancia escrita de ese acceso.
  4. Si una autoridad exige a la Sociedad entregar Datos Transmitidos, la Sociedad avisará a la Organización antes de hacerlo, salvo que la ley o la autoridad lo prohíban, y entregará solo lo que se le exija.
  5. La reserva de los Datos Transmitidos no vence con la terminación del contrato.

8. Subencargados y Transmisión Internacional

  1. La Organización autoriza a la Sociedad a apoyarse en los subencargados del Anexo 2. Algunos tienen su sede fuera de Colombia y pueden alojar o procesar los datos en otros países.
  2. La Sociedad celebrará con cada subencargado un contrato que le imponga, frente a los Datos Transmitidos, obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este contrato.
  3. La Sociedad responde ante la Organización por el tratamiento que hagan sus subencargados, como si lo hiciera ella misma.
  4. La Sociedad informará a la Organización la incorporación o el reemplazo de un subencargado con al menos diez (10) días hábiles de antelación. La Organización podrá oponerse por escrito, con razones fundadas en la protección de los datos. Si las partes no encuentran una solución, la Organización podrá terminar la relación sin penalidad antes de que el cambio entre en vigor.
  5. Esta transmisión internacional se ampara en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

9. Incidentes de Seguridad

  1. La Sociedad avisará a la Organización los incidentes de seguridad que afecten los Datos Transmitidos dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su conocimiento, al correo de alertas de la Organización y al de su administrador.
  2. El aviso incluirá, con la información disponible en ese momento: qué ocurrió y cuándo; los módulos, las categorías de datos y el número aproximado de titulares afectados; las medidas adoptadas y las que se recomiendan; y una persona de contacto. La Sociedad completará la información a medida que la obtenga.
  3. La Sociedad adoptará de inmediato las medidas razonables para contener el incidente y mitigar sus efectos, y conservará la evidencia.
  4. Cada parte cumplirá los deberes de reporte que la ley le impone: la Organización como Responsable (artículo 17, literal n), de la Ley 1581 de 2012) y la Sociedad como Encargada (artículo 18, literal k)). Las partes coordinarán sus reportes ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y la Sociedad entregará a la Organización la información de que disponga para el suyo.
  5. La Organización avisará a la Sociedad, en el mismo plazo, los incidentes de su lado que puedan afectar la plataforma, como la pérdida de un dispositivo o la filtración de credenciales de un miembro.

10. Derechos de los Titulares

  1. Los titulares ejercen sus derechos ante la Organización, que es la Responsable.
  2. Si un titular se dirige a la Sociedad por Datos Transmitidos de la Organización, la Sociedad trasladará la solicitud a la Organización dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informará al titular a quién la trasladó. No la resolverá de fondo, salvo instrucción escrita de la Organización.
  3. La plataforma ofrece a la Organización las funciones para consultar, corregir, exportar y suprimir los datos de un titular. Cuando una solicitud no pueda atenderse con esas funciones, la Sociedad ejecutará la instrucción de la Organización dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.
  4. La Sociedad entregará a la Organización la información de que disponga para responder dentro de los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

11. Verificación y Auditoría

  1. La Organización puede pedir a la Sociedad, hasta una vez al año y además después de un incidente, información escrita sobre el cumplimiento de este contrato: las medidas de seguridad vigentes, la lista de subencargados y los registros de auditoría de la Organización. La Sociedad responderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
  2. Si esa información no es suficiente, la Organización puede hacer una auditoría, directamente o por medio de un tercero obligado a reserva, avisando con quince (15) días hábiles de anticipación, en horario hábil, a su costo y sin acceder a datos de otras organizaciones ni a secretos de la Sociedad.
  3. El administrador de la Organización puede consultar en todo momento la auditoría de su organización en la plataforma.
  4. La Sociedad atenderá los requerimientos que la Superintendencia de Industria y Comercio formule sobre los Datos Transmitidos.

12. Conservación, Supresión y Devolución

  1. La Sociedad conserva los Datos Transmitidos mientras la Organización los necesite para el módulo, con las purgas automáticas del Anexo 1 y de la Cláusula 16 de los Términos.
  2. Cuando el administrador suprime un caso o un expediente, la supresión es definitiva. Solo queda un registro técnico sin datos personales.
  3. Al terminar la relación, la Organización puede exportar sus datos durante treinta (30) días. Después, la Sociedad los suprimirá o, si la Organización lo pide por escrito dentro de ese plazo, se los devolverá, dentro de los treinta (30) días siguientes. Las copias de seguridad que los contengan se sobrescriben en su ciclo ordinario y, mientras tanto, no se usan.
  4. La Sociedad solo conservará lo que deba guardar por obligación legal y, para su verificación, lo siguiente durante cinco (5) años, contados así:
    • Los registros de auditoría (incluidos los de revelados) y la constancia técnica de que un documento se borró, que no contienen datos de pacientes: desde su registro.
    • Los certificados de la confirmación por WhatsApp, que no contienen datos de pacientes: junto con el contacto y sus solicitudes, desde la última actividad del contacto (Anexo 1, módulo 7). Los demás certificados siguen la conservación de su módulo (Anexo 1).
    • La prueba de la declaración de base legal, de las cargas y de la aceptación de este contrato: desde que la Organización se desactive, siempre que ningún dato vigente las cite.
  5. Si la Organización lo pide, la Sociedad certificará por escrito la supresión.

13. Responsabilidad

  1. Cada parte responde por el cumplimiento de sus deberes legales y de este contrato.
  2. Entre las partes se aplican las Cláusulas 23 (limitación de responsabilidad) y 24 (indemnidad) de los Términos. Nada en ellas exonera a la Sociedad de su dolo o culpa grave ni de las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 le impone como Encargada, y nada limita los derechos de los titulares.

14. Vigencia y Terminación

  1. Este contrato rige desde su aceptación y mientras la Organización use la plataforma conforme a los Términos.
  2. Termina cuando terminen los Términos para la Organización. Si este contrato termina, la Organización no puede seguir activa (Cláusula 25.5 de los Términos).
  3. Las obligaciones de confidencialidad, supresión o devolución y colaboración ante incidentes y autoridades subsisten después de la terminación.

15. Modificaciones

  1. La Sociedad podrá publicar nuevas versiones de este contrato, cada una identificada por su huella digital.
  2. Avisará los cambios al administrador y al correo de alertas de la Organización con al menos quince (15) días de anticipación, salvo los cambios de subencargados, que siguen la Cláusula 8.4, y los que exija la ley o una autoridad.
  3. El administrador deberá aceptar la nueva versión de forma expresa. Mientras no lo haga, la plataforma podrá limitar el acceso a consulta y exportación. Si la Organización no la acepta, puede terminar la relación sin penalidad.

16. Prevalencia

En materia de datos personales, este contrato prevalece sobre los Términos. En lo demás, prevalecen los Términos.

17. Aceptación Electrónica y Facultades

  1. El administrador acepta este contrato en nombre de la Organización, en la plataforma, marcando la casilla correspondiente. La aceptación por medio de un mensaje de datos tiene plena validez (artículos 14 y 15 de la Ley 527 de 1999).
  2. Al aceptar, el administrador declara que es representante legal de la Organización o que tiene facultades suficientes para obligarla, y que leyó, comprendió y aceptó este contrato. La Sociedad puede pedir prueba de esas facultades, como el certificado de existencia y representación legal o un poder. Si la prueba no se entrega o no es suficiente, la Sociedad puede desactivar la Organización.
  3. La plataforma deja constancia de la Organización, del administrador (nombre, correo y cargo), de la fecha y la hora, de la dirección IP y el navegador, y de la versión y la huella digital del texto aceptado. El texto vigente se puede consultar en todo momento en tutelapp.site/contrato-transmision, y la Sociedad entregará al administrador, cuando la pida, copia del texto aceptado y de su constancia.
  4. Entidades públicas y regímenes especiales. Si la Organización es una entidad pública o está sujeta a normas que exigen un contrato escrito u otra formalidad, la aceptación electrónica no la sustituye. Las partes cumplirán esa formalidad y la Organización no se activará hasta entonces (Cláusula 28.7 de los Términos).

18. Ley Aplicable, Controversias y Notificaciones

  1. Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Las controversias siguen la Cláusula 27 de los Términos.
  2. Las comunicaciones a la Organización se envían al correo de alertas que registró y al correo de su administrador. Las comunicaciones a la Sociedad se envían a hola@tutelapp.site.

Anexo 1. Descripción del Tratamiento por Módulo

Este anexo hace las veces de las adendas por módulo de la Cláusula 6.2 de los Términos. Un módulo solo trata los datos de su fila cuando está activo para la Organización.

Para todos los módulos. Los documentos que los miembros suben (fallos, órdenes médicas, actas, constancias y otros soportes, en PDF, JPEG o PNG) se cifran con AES-256-GCM antes de guardarse. Si un miembro elimina un documento, el archivo se borra a los treinta (30) días y, en ese mismo paso, se borra su registro técnico (nombre del archivo y huella digital), salvo que otro registro vigente aún cite el documento (por ejemplo, el soporte de una solicitud de confirmación, la respuesta de una PQR, el acta de una junta MIPRES o la prueba del consentimiento de un contacto): en ese caso el registro técnico permanece mientras ese otro registro exista. Solo queda constancia, sin datos personales ni el nombre del archivo, de que el documento se borró. Los avisos y resúmenes por correo a los miembros solo llevan conteos y el nombre de la Organización.

1. Seguimiento de tutelas (asociaciones de usuarios)

  1. Titulares: los accionantes y, cuando es otra persona, el paciente.
  2. Datos: nombre, tipo y número de documento del accionante y del paciente; número de radicado, juzgado, fechas y estado del proceso; EPS; servicio de salud solicitado (dato sensible); descripción del incumplimiento (texto libre); referencia interna.
  3. Actividades particulares: carga por archivo o manual (el archivo no se guarda); cálculo de términos; consulta de la información pública de la Rama Judicial por medio de Croma (Anexo 2), que solo recibe el número de radicado y devuelve los datos públicos del proceso; la Sociedad no guarda los nombres de las partes que devuelve.
  4. Conservación: hasta que el administrador suprima el caso.

2. Defensa judicial (EPS e IPS)

  1. Titulares: los accionantes de las tutelas notificadas a la Organización.
  2. Datos: nombre, tipo y número de documento del accionante; radicado, juzgado, ciudad, etapas, fallos y medida provisional; derechos invocados; resumen, plazos y actuaciones (textos libres); documentos soporte.
  3. Conservación: hasta que el administrador suprima la tutela.

3. Contestación asistida (EPS e IPS)

  1. Titulares: el accionante y las demás personas que el abogado mencione en los textos.
  2. Datos: hechos, pretensiones (incluidos el servicio y su código CUPS o CUM), posiciones, estrategias, condiciones especiales del accionante (menor de edad, adulto mayor, discapacidad, gestante, enfermedad catastrófica o huérfana, víctima del conflicto: datos sensibles), diagnóstico (opcional, dato sensible), descripción de los anexos, instrucciones y las versiones del borrador.
  3. Modo con inteligencia artificial (solo si la Organización acepta su declaración de base legal y el módulo está activo): Anthropic recibe los textos del caso con marcadores en lugar del nombre y el documento del accionante, el radicado, el juzgado, la ciudad, la entidad y los datos del firmante. Las condiciones especiales y el servicio con su código viajan como están. El diagnóstico solo viaja si la persona lo autoriza para esa contestación. Antes de cada envío, la plataforma bloquea los textos que contengan correos, direcciones, enlaces o números largos.
  4. Conservación: las versiones intermedias se suprimen treinta (30) días después de la aprobación; las contestaciones descartadas, a los treinta (30) días; y las de tutelas cerradas, a los ciento ochenta (180) días del cierre.

4. Red EPS–IPS

  1. Titulares: los afiliados o pacientes asignados.
  2. Datos: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, municipio y régimen; servicio (código y descripción), especialidad, prioridad y número de autorización; diagnóstico CIE-10 (opcional, dato sensible); teléfonos del paciente, que solo registra la EPS; observaciones y notas (textos libres); documentos soporte compartidos entre la EPS y la IPS.
  3. Comunicación entre organizaciones: según la Cláusula 8 de los Términos. La IPS ve los datos básicos antes de aceptar y los demás al aceptar; el teléfono, solo mediante un revelado auditado.
  4. Conservación: el teléfono se suprime treinta (30) días después del cierre o la anulación de la asignación, o de la prestación si la EPS no la cerró. Lo demás, hasta que la EPS suprima la asignación.

5. MIPRES

  1. Titulares: el paciente, el profesional que prescribe y los miembros de la Junta de Profesionales de la Salud.
  2. Datos: del paciente, nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo y régimen; tecnología prescrita, diagnóstico CIE-10, indicación, cobertura y ámbito (datos sensibles); resultado de la verificación de la incapacidad económica; fecha del consentimiento firmado; del prescriptor, nombre, registro en el RETHUS y especialidad; de la junta, fechas, decisión, acta y sus miembros (nombre, registro en el RETHUS, especialidad y papel); notas; documentos soporte.
  3. Vínculo EPS–IPS: solo viajan las fechas y los resultados de cada paso del ciclo; nunca los datos del paciente, de la junta ni los documentos.
  4. Conservación: hasta que el administrador suprima la prescripción.

6. PQR institucional

  1. Titulares: los peticionarios y los pacientes.
  2. Datos: nombre, tipo y número de documento; datos de notificación (correo, dirección y municipio); relación con el paciente; servicio y su código, diagnóstico CIE-10 y su descripción (datos sensibles); hechos, pretensión y notas (textos libres); datos de la radicación y de la respuesta; documentos soporte.
  3. Borradores con inteligencia artificial (solo asociaciones de usuarios; las EPS e IPS usan plantillas): Cerebras Systems Inc. redacta en primer lugar. Si falla o su texto no pasa la revisión de la plataforma, redacta Anthropic como respaldo. Los dos reciben la misma solicitud: los textos con marcadores en lugar del nombre, el documento, el correo, la dirección y el teléfono del peticionario y del paciente, y del número de prescripción. El servicio, el diagnóstico (código y descripción), los hechos y la pretensión viajan como los registró la Organización. Según su política de privacidad, Cerebras no conserva lo que se le envía para generar el texto.
  4. En este módulo la Sociedad no envía nada a las entidades ni a los titulares.
  5. Conservación: los borradores no radicados se suprimen a los treinta (30) días sin actividad. Lo demás, hasta que el administrador suprima el trámite.

7. Confirmación de la prestación por WhatsApp (IPS)

  1. Titulares: los pacientes.
  2. Datos: tipo y número de documento del paciente (no su nombre); teléfono e identificador de WhatsApp; consentimiento (versión, huella, medio, fecha y documento que lo prueba); fecha de la prestación y sus soportes; estado de los mensajes y la respuesta del paciente con los botones (nunca el texto que escriba).
  3. Mensajes: Meta Platforms, Inc. recibe el número del paciente, el nombre de la IPS y la fecha de la prestación. Los mensajes no incluyen el nombre del paciente, el servicio ni el diagnóstico.
  4. Comunicación a la EPS: según la Cláusula 11.4 de los Términos.
  5. Conservación: el teléfono y el identificador de WhatsApp se suprimen cuando el paciente revoca su consentimiento, treinta (30) días después de cerrar la última solicitud o tras ciento ochenta (180) días sin solicitudes. El registro del contacto, con el documento del paciente y la prueba del consentimiento, se conserva hasta que la IPS lo suprima y, a más tardar, durante cinco (5) años desde su última actividad (el cierre de su última solicitud o su último mensaje, respuesta, certificado u otro evento de la confirmación). Vencido ese plazo, la plataforma suprime de forma definitiva el contacto, sus solicitudes, sus mensajes y respuestas, sus eventos y los certificados emitidos, y borra los documentos de la prueba del consentimiento. Solo queda constancia, sin datos personales, de la supresión (Cláusula 12.4).

8. Reportes

  1. No registra datos personales nuevos: muestra indicadores agregados y oculta las celdas con menos de cinco (5) casos.
  2. El panel de casos en riesgo muestra códigos internos, el motivo y el vencimiento, sin nombres ni documentos. Las exportaciones solo llevan agregados.

Anexo 2. Subencargados

  1. Supabase Inc. (sede en Estados Unidos): base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos. Todos los módulos.
  2. Railway Corp. (sede en Estados Unidos): alojamiento de la aplicación y de sus tareas programadas. Todos los módulos.
  3. Resend, Inc. (sede en Estados Unidos): envío de avisos y resúmenes por correo electrónico a los miembros de la Organización, solo con conteos y sin datos de los titulares.
  4. Anthropic, PBC (sede en Estados Unidos): inteligencia artificial para redactar borradores. Solo la contestación asistida en el modo con inteligencia artificial y, como respaldo de Cerebras, los borradores de PQR de las asociaciones de usuarios.
  5. Meta Platforms, Inc. (sede en Estados Unidos): mensajería por WhatsApp. Solo la confirmación de la prestación.
  6. Cerebras Systems Inc. (sede en Estados Unidos): inteligencia artificial para redactar en primer lugar los borradores de PQR de las asociaciones de usuarios. Solo ese módulo. Recibe el caso minimizado del Anexo 1, módulo 6: sin nombres ni documentos, pero con el diagnóstico. Según su política de privacidad, no conserva lo que se le envía para generar el texto.
  7. Croma (usecroma.com): consulta del estado de los procesos en la información pública de la Rama Judicial. Solo el seguimiento de tutelas. Recibe únicamente el número de radicado.

Los proveedores pueden alojar o procesar los datos fuera de Colombia.

La Rama Judicial no es un subencargo: su información es pública. La Sociedad la consulta por medio de Croma y solo envía el número de radicado.

Anexo 3. Medidas de Seguridad

  1. Muro entre organizaciones. Los datos de cada organización están aislados en la base de datos: cada lectura comprueba la membresía, el estado de la organización y el rol del miembro (Cláusula 7 de los Términos).
  2. Mínimo privilegio. Cada rol ve solo lo que necesita. Los datos más sensibles, como el teléfono del paciente en la red EPS–IPS, se muestran solo mediante un revelado con motivo, tope y registro.
  3. Autenticación en dos pasos obligatoria para las organizaciones del lado accionado y para las acciones sensibles que la plataforma señale.
  4. Cifrado. En tránsito, con HTTPS/TLS. Los documentos que los miembros suben se cifran con AES-256-GCM antes de guardarse.
  5. Auditoría. Cada consulta, exportación, revelado y cambio queda registrado con el usuario, su rol, la fecha, la hora, la dirección IP y el navegador. Los registros técnicos no guardan datos de pacientes.
  6. Huellas digitales. Las declaraciones, los consentimientos, los soportes y los certificados se identifican con su huella SHA-256 para comprobar que no cambiaron.
  7. Minimización ante proveedores. Los proveedores de inteligencia artificial reciben marcadores en lugar de los nombres y los documentos (Anexo 1, módulos 3 y 6). Croma solo recibe el número de radicado. Los mensajes de WhatsApp al paciente no incluyen su nombre, el servicio ni el diagnóstico. Los correos a los miembros solo llevan conteos.
  8. Purgas automáticas de los datos que ya no se necesitan (Anexo 1).
  9. Accesos del personal. La Sociedad limita el acceso de su personal a la infraestructura a quienes lo necesitan para operar la plataforma, con cuentas personales.

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